في سوق العمل الحالي، أصبحت إدارة الموارد البشرية من أبرز الأدوات التي يمكن للشركات الاستفادة منها لتحقيق أهدافها ونجاحها. في هذا السياق، تأتي المهام والواجبات الرئيسية التسعة لإدارة الموارد البشرية كأحد المفاتيح الرئيسية لتطوير وإدارة فرق عمل قوية ومؤثرة. في هذه المقالة، سنستعرض تلك المهام بشكل مفصل ونتحدث عن كل منها على حده، لمزيد من الإلمام بأساسيات إدارة الموارد البشرية.
1. توظيف الموظفين
تعد وظيفة التوظيف واحدة من الوظائف الرئيسية لإدارة الموارد البشرية، حيث يقوم مدير الموارد البشرية بالقيام بمهام توظيف الموظفين المؤهلين والمتميزين وذلك لسد احتياجات المنظمة من العنصر البشري. ويشمل ذلك تحديد احتياجات المنظمة من الموظفين وجذب الكوادر المناسبة لتلك الوظائف وإعداد دليل الموظف وتحديد معايير الاختيار والتميز بين المتقدمين. ويجب على مدير الموارد البشرية أن يقوم بتقييم كل المتقدمين واختيار أفضلهم وتقديم الوظيفة لهم، وكذلك عمل خطط للتطوير المستمر للموظفين الحاليين لتحسين أداءهم وزيادة كفاءتهم. ويساهم التوظيف الناجح في خفض معدل دوران العمالة وتعزيز الروح الجماعية داخل المنظمة.
2. جذب الكوادر
تعتبر جذب الكوادر من المهام الرئيسية لإدارة الموارد البشرية التي تهتم بإيجاد واختيار الموظفين المناسبين للمهام المطلوبة. يتطلب جذب الكوادر استخدام إستراتيجيات حديثة للإعلان والتواصل وجذب الموظفين المبدعين وذوي الكفاءات المتعددة. ولضمان جذب واختيار الموظفين المناسبين، يتم إعداد دليل الوظيفة Job Specification الذي يحدد الموهبة والخبرات الواجب توفرها للمتقدمين للوظيفة. يتجه الكثير من الشركات والمؤسسات الناجحة إلى إستخدام إستراتيجيات جذابة للموظفين، من خلال توفير مزايا وحوافز موضعية ومالية تتناسب مع مستوى الأداء، وكذلك بتوفير فرص للتدريب والتطوير المستمر للموظفين للحفاظ على رضاهم وتحفيزهم على الإنتاجية والإبداع.
3. إعداد دليل الموظف
إن إدارة الموارد البشرية هي عملية مستمرة وشاملة يتطلب مهارات الإدارة والتخطيط المطوّل والحكمة في إدخال التعديلات والتحسينات. ومن بين المهام الأساسية لإدارة الموارد البشرية هي إعداد دليل الموظف، ويُعدّ هذا الدليل أحد أهم الأدوات التي تسهل على الموظفين الالتزام بمعايير المؤسسة وفهمًا دقيقًا لواجباتهم ومسؤولياتهم. يشمل هذا الدليل معلومات عن قوانين العمل وسياسات المؤسسة والإجراءات التي يجب اتباعها، ويساعد في توضيح تفاصيل الوظيفة وإيضاح ما يتوقع من الموظف في عمله. لذا، تتضمّن المهام الرئيسية لإدارة الموارد البشرية مسؤولية تطوير الدليل الذي يضمن أن يكون الموظف على دراية كاملة وواضحة بالأمور التي تتعلق بعمله والمؤسسة التي يعمل فيها.
4. تحديد الاحتياجات من الموارد البشرية
تعد تحديد الاحتياجات من الموارد البشرية أحد المهام الرئيسية لإدارة الموارد البشرية. يتضمن هذا الجانب تحديد أسس التخطيط للموظفين وتوفير العدد اللازم من الموظفين لتنفيذ مختلف المهام والأنشطة داخل المنظمة. يجب أن تتوافق الاحتياجات من الموارد البشرية مع رؤية المنظمة وأهدافها وذلك باستخدام مختلف الأدوات التحليلية والتنبؤية وتحديد العدد اللازم من الموارد البشرية والخبرات المطلوبة، كما يتم تحديد خطط التدريب والتطوير المستقبلية للموظفين وتحديد مدى احتياج الموظفين للتدريب والتطوير المستمر. بالإضافة إلى ذلك، يجب دراسة احتياجات الموظفين الحالية لتحديد ما إذا كان هناك حاجة لزيادة العدد الحالي أو تحسين الأداء الحالي للموظفين. يعد تحديد الاحتياجات من الموارد البشرية خطوة حاسمة في ضمان حصول المنظمة على فريق من الموظفين المؤهلين والمدربين الذين يستطيعون تحقيق أهدافها بنجاح.
5. تخطيط للتطوير المستمر للموظفين
واحدة من المهام الرئيسية لإدارة الموارد البشرية هي تخطيط التطوير المستمر للموظفين. يتطلب ذلك تحديد احتياجات المؤسسة من الكفاءات والمهارات المتوفرة، وتعيين البرامج والتدريبات والورش التي يحتاجها الموظفون لتطوير أنفسهم وزيادة فاعليتهم في أداء مهامهم. يجب أن يكون التطوير المستمر للموظفين مرونًا ومتكيفًا مع تغيرات سوق العمل واحتياجات المؤسسة. ولضمان نجاح هذه المهمة يجب تشجيع الموظفين للاستمرار في تطوير أنفسهم، وتوفير الدعم والبيئة الملائمة لتحقيق ذلك. الهدف هو تعزيز مهارات وكفاءات الموظفين، وبالتالي تحسين أداء المؤسسة وتحقيق أهدافها المستقبلية.
6. تقييم أداء الموظفين
تشكل عملية تقييم أداء الموظفين أحد المهام الرئيسية في إدارة الموارد البشرية. وتتضمن هذه العملية تقييم الأداء الوظيفي لشاغلي الوظائف التنفيذية، وذلك لتحديد استمرارية العمل معهم وتحسين أدائهم. وتستخدم تقارير الأداء كأداة لتقييم سياسات إدارة الموارد البشرية وتطويرها. وبعد تقييم الأداء، يتم تحديد الأسس والمعايير والمستويات التي يستحقها الموظف من مكافآت وعلاوات دورية. كما تشتمل إدارة الموارد البشرية على موظف بطاقة قياس يهتم بجمع البيانات وإعداد التقارير اللازمة لتقييم الأداء. وعند وجود أي تظلمات من قبل الموظفين بخصوص نتائج التقييم، يتم اتباع الإجراءات المناسبة لحل المشاكل والوصول إلى حلول مناسبة للجميع.
7. إعداد لوائح التنظيم والمكافآت والجزاءات
تشمل إدارة الموارد البشرية مجموعة من المهام الأساسية التي تساهم في تنظيم وتحسين أداء الموظفين وتطويرهم، ومن بين تلك المهام هي إعداد لوائح التنظيم والمكافآت والجزاءات. تهدف هذه اللوائح إلى تنظيم العلاقات الوظيفية بين الموظف والمنظمة وإحداث تحفيز إيجابي للموظفين وزيادة الولاء والاستمرارية بالعمل، كما تهدف إلى تحديد مجموعة معايير تنظيمية للعمل ومعايير تأديبية في حال الخروج عن المقتضيات الوظيفية والعملية. وتتضمن هذه اللوائح تجهيز النماذج الادارية وتحديد الشكاوى والجوائز وحصر المخالفات والتصرف مع حالات الانضباط وتثمين الإنجازات. وباستخدام هذه الأدوات الحديثة يتمكن قسم الموارد البشرية من نشر ثقافة العمل والمسؤولية وتحسين أداء العاملين بالمؤسسة.
8. دراسة شكاوي الموظفين في المنظمة
يعد دراسة شكاوى الموظفين في المنظمة أحد المهام الرئيسية لإدارة الموارد البشرية. فمعالجة هذه الشكاوى بشكل مهني وفعال يعد ضروريا للحفاظ على سمعة المنظمة ورفع معدلات الانتاجية. وتتضمن هذه المهمة دراسة الشكوى وتحليل الأسباب التي دفعت الموظف لتقديمها، والعمل على حل المشكلة بأسرع وقت ممكن وبشكل يحفظ حقوق العاملين في المنظمة. ويجب أن يتم التعامل مع هذه الشكاوى بصرامة ومصداقية لتفادي تفاقم المشكلة في المستقبل. وبجانب تلك المهمة، تأتي منح الإجازات للموظفين، حيث يجب تقديم خدمة سريعة وفعالة لتأكيد حقوق الموظفين وحفظ معنوياتهم وتحفيزهم لتقديم الأداء الأفضل.
9. منح الإجازات السنوية والسفر
تُعدُ منح الإجازات السنوية والسفر من المهام الرئيسية التسعة لإدارة الموارد البشرية. يجب على إدارة الموارد البشرية تحديد أوقات منح الإجازات السنوية والمنح الخاصة، وتقديم معلومات دقيقة عن المتطلبات الخاصة بالسفر، بما في ذلك الشركات الناقلة والتكاليف وتوفير الإجازات الخاصة للزوجة أو الزوج عند الحاجة، وذلك بالتنسيق مع إدارة الموارد البشرية والإدارات الأخرى داخل المنظمة. علاوة على ذلك، يجب على إدارة الموارد البشرية أن تبقى حذرة للغاية وتفهم جيداً أن منح الإجازات بعد موعدها قد يؤثر على عمل المنظمة، وبالتالي فإن تخطيط جيد لمنح الإجازات يلعب دوراً حاسماً في الحفاظ على الإنتاجية واستمرارية العمل.
10. الحفاظ على تنظيم الأداء والحفاظ على الروح الجماعية.
تُعد المحافظة على تنظيم الأداء والحفاظ على الروح الجماعية من المهام الرئيسية التي يقوم بها مديرو الموارد البشرية. يهدف ذلك إلى ضمان استمرارية الأداء الجيد والتوجه نحو تحقيق الأهداف المنشودة بأقل قدر من الإجهاد. وتشمل هذه المهمة العديد من الجوانب الهامة مثل توفير البيئة العملية التي تشجع على العمل الجماعي وتعزز المرونة والابتكار. كما يتم الحرص على توجيه العاملين وإرشادهم لتحقيق نتائج ممتازة وتحفيزهم لتقديم الأفضل دومًا. ويتضمن ذلك أيضًا منح العاملين الإجازات السنوية والسفر للحفاظ على روح الإبداع والتفاني والشغف في العمل.
